Podczas pracy z dużą ilością materiałów łatwo zauważyć, że największym problemem nie zawsze jest brak informacji, lecz trudność w późniejszym odnalezieniu tego, co realnie było istotne. Rozmowy, dokumenty, nagrania i wiadomości powstają w różnym czasie i na prawdę bardzo często mają odmienną formę. W takich wypadkach pojawia się zastosowanie narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję do tworzenia i porządkowania zapisów.
Notatki ai mogą powstawać na podstawie dostarczonego tekstu, transkrypcji rozmowy albo innego materiału, a następnie przyjmować bardziej uporządkowaną postać. Sposób działania uzależniony jest od konkretnego rozwiązania, dlatego nie każda funkcja będzie dostępna w każdym narzędziu. Warto też pamiętać, że automatyczne opracowanie nie jest tym samym co ręczne sporządzenie notatki. System rozpoznaje wzorce w przekazanym materiale i na tej bazie tworzy skrót, co może prowadzić do pominięcia informacji uznanych za mniej istotne.
W praktyce bardzo dużo zależy od rodzaju materiału, który ma zostać opracowany. Krótkie spotkanie z jasno określonym tematem jest stosunkowo proste do uporządkowania, natomiast rozmowa, w której kilka osób zmienia wątki, stosuje skrótów myślowych albo odnosi się do wcześniejszych ustaleń, stawia przed takim systemem większe oczekiwania. AI notes mogą wówczas przedstawić główne zagadnienia, ale niekoniecznie zachować wszystkie współzależności między poszczególnymi wypowiedziami. Szczególną uwagę warto zwrócić na liczby, terminy, nazwy własne a także zdania zawierające zastrzeżenia. Właśnie takie elementy mają znaczenie praktyczne, a jednocześnie ich interpretacja może zależeć od kontekstu. Jeśli w źródłowym materiale występuje niejasność, automatyczne opracowanie nie musi jej rozwiązać. Może jednak nadać jej bardziej uporządkowaną formę, przez co pierwotna niepewność będzie mniej widoczna.
Kolejnym zagadnieniem jest sposób korzystania z gotowych zapisów. Jedna osoba może potrzebować krótkiego opisu całej rozmowy, inna będzie szukała konkretnych ustaleń, a jeszcze inna zechce zachować chronologiczny przebieg wydarzeń. Z tego powodu przydatność notatki zależy nie tylko i wyłącznie od jakości rozpoznawania treści, ale również od jej późniejszego wykorzystania. Przy dłuższych materiałach znaczenie ma sposobność szybkiego dotarcia do określonego fragmentu. Przy krótkich zapisach ważniejsza może być łatwość i czytelność. Zbyt mocne skracanie treści również może być kłopotem, ponieważ kilka zdań pozbawionych kontekstu w pewnych przypadkach nie wystarcza do odtworzenia sensu całej rozmowy. W pracy z takimi narzędziami rozsądne jest więc traktowanie wygenerowanego zapisu jako opracowania materiału, a nie automatycznego odpowiednika pełnego źródła. Gdy element ma znaczenie, warto odwołać się do pierwotnego tekstu lub nagrania.
Nie można pomijać też kwestii danych przekazywanych do systemu. Nagranie spotkania lub dokument mogą zawierać informacje, których nie należy udostępniać bez odpowiedniego sprawdzenia zasad przetwarzania. Tyczy się to między innymi danych osobowych, informacji zawodowych, treści wewnętrznych a także materiałów powierzonych przez inne osoby. Przed użyciem określonego rozwiązania warto zapoznać się z jego sposobem przechowywania i przetwarzania danych oraz sprawdzić, jakie ustawienia można zmienić. Znacząca jest też kontrola gotowej notatki. Nawet jeśli tekst wygląda spójnie, nie oznacza to samoczynnie, że wszystkie najmniejsze elementy zostały zapisane prawidłowo. W sytuacji treści powstających na bazie rozmów szczególne znaczenie ma jakość nagrania, wyraźne rozróżnienie mówców i ilość dostępnego kontekstu. To właśnie te czynniki na prawdę bardzo często decydują o tym, czy w sposób automatyczny przygotowany zapis będzie odpowiadał rzeczywistemu przebiegowi rozmowy.
Źródło informacji: ai notes.