Zmiany w menu, sezonowość produktów czy wprowadzenie nowego urządzenia kuchennego mogą wpływać na sposób postępowania z żywnością. Każda taka modyfikacja wymaga sprawdzenia, czy dotychczasowe zasady testom nadal odpowiadają warunkom pracy. System HACCP nie jest dokumentacją przygotowywaną raz i pozostawianą bez zmian.
Powinien uwzględniać aktualne procesy zachodzące w zakładzie, oraz zagrożenia powiązane z konkretnymi surowcami i metodami ich przetwarzania. Znaczenie ma w głównej mierze sposób przygotowywania potraw z jaj, mięsa, ryb i produktów mlecznych, ponieważ poszczególne grupy żywności wymagają odmiennych warunków przechowywania oraz obróbki. Właściwe rozpoznanie tych różnic stanowi jeden z elementów, na których opiera się wdrażanie HACCP. Analiza powinna obejmować także sytuacje nietypowe, takie jak awaria chłodni, przerwa w dostawie energii czy opóźnienie transportu składników.
Ważną częścią organizacji pracy jest uwarunkowanie zasad dotyczących przyjmowania i magazynowania towaru. W praktyce kontrola dostawy nie powinna ograniczać się do sprawdzenia zgodności zlecenia z dokumentem przewozowym. Należy zwrócić uwagę na stan opakowań, oznaczenia, daty przydatności a także warunki transportu, jeśli mają znaczenie dla danego produktu (polecam: wdrażanie haccp). Po przyjęciu surowce powinny trafić do odpowiednich miejsc przechowywania, z uwzględnieniem założeń temperaturowych i zasad oddzielania poszczególnych grup żywności. W obszarze gastronomia i HACCP ważne jest też zarządzanie rotacji zapasów. Produkty przyjęte uprzednio powinny być wykorzystywane zgodnie z przyjętym sposobem organizacji magazynu, z uwzględnieniem ich terminów przydatności. Nie można a przy tym zakładać, że samo oznaczenie daty rozwiązuje problem kontroli. Pracownik powinien wiedzieć, jak postąpić z produktem o uszkodzonym opakowaniu, nieczytelnym oznaczeniu albo nieprawidłowej temperaturze przechowywania. Takie przypadki wymagają określonego sposobu oceny i udokumentowania podjętej decyzji.
Osobnym zagadnieniem jest kontrola alergenów, która ma znaczenie przy przygotowywaniu potraw z różnorakich składników. Nawet jeżeli już receptura nie przewiduje użycia określonego alergenu, może dojść do jego przypadkowego przeniesienia przez wspólne narzędzia, powierzchnie robocze albo niewłaściwie przechowywane produkty. Dlatego procedury powinny uwzględniać sposób oznaczania surowców, organizację stanowisk oraz zasady czyszczenia sprzętu wykorzystywanego do przygotowywania różnych dań. Ważne jest także przekazywanie informacji między osobami przyjmującymi zlecenia a pracownikami kuchni. Błąd na tym etapie może wynikać nie z samego składu potrawy, lecz z nieprecyzyjnej komunikacji albo braku aktualnych informacji o recepturze. W dokumentacji HACCP warto więc uwzględnić sposób postępowania w sytuacji zmiany składników, zastąpienia produktu innym lub przygotowania dania na indywidualne zamówienie. Powinno się pamiętać, że wykaz alergenów i zasady informowania konsumentów podlegają odrębnym wymaganiom prawnym, które należy uwzględnić w organizacji działalności.
Podczas budowy dokumentacji można skorzystać z materiałów pomocniczych, takich jak wzory haccp, przykładowe karty sprawdzeniu czy instrukcje dotyczące higieny. Ich treść powinna natomiast zostać zweryfikowana pod względem rzeczywistych warunków panujących w kuchni. Szczególnej sugestie wymagają formularze, które zawierają ogólne zapisy bez wskazania częstotliwości sprawdzeniu, osoby odpowiedzialnej i sposobu reagowania na wykryte odstępstwa. Samo wypełnienie rubryk nie daje pełnego obrazu sytuacji, jeżeli już nie wiadomo, czego dotyczył pomiar i jakie działania podjęto po uzyskaniu nieprawidłowego wyniku. Dokumentacja powinna umożliwiać odtworzenie przebiegu testom, dlatego istotne są daty, czytelne wpisy oraz informacje o ewentualnych korektach. Przydatne jest też okresowe sprawdzanie, czy pracownicy korzystają z aktualnych wersji instrukcji. Zmiana receptury, dostawcy lub układu wnętrz może wymagać przemian wcześniejszych zapisów. W ten sposób dokumentacja pozostaje powiązana z faktyczną organizacją pracy, zamiast opisywać procesy, które nie są już realizowane.
Polecana strona: gastronomia.