Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają, odbierają i przechowują dokumenty sprzedażowe. Sama zmiana nie ogranicza się natomiast do przesłania faktury do systemu. W praktyce istotne staje się połączenie KSeF z programem finansowo-księgowym, systemem sprzedażowym albo innymi narzędziami używanymi do obsługi dokumentów.
To właśnie w tym miejscu pojawia się integracja KSeF, której zakres może być różny zależnie od wielkości organizacji, liczby faktur a także sposobu prowadzenia rozliczeń. Przy niewielkiej liczbie dokumentów część czynności może być wykonywana ręcznie, natomiast przy większym obrocie ręczne przepisywanie danych bardzo szybko staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko pomyłek. Znaczenie ma także sposób obsługi korekt, faktur odrzuconych czy dokumentów wymagających dodatkowej weryfikacji, ponieważ każdy z tych przypadków może wymagać innego działania po stronie użytkownika.
Integracja z KSeF nie polega tylko na technicznym połączeniu dwóch systemów. Najpierw należy określić, jakie informacje mają być przekazywane, w którym momencie ma następować wysyłka a także gdzie użytkownik powinien widzieć status dokumentu. Warto co więcej uwzględnić różnicę między fakturą utworzoną w systemie przedsiębiorstwa a dokumentem przyjętym przez KSeF. Samo wygenerowanie dokumentu nie oznacza jeszcze, że cały proces został zakończony. Po wysłaniu potrzebna jest informacja zwrotna, która pozwala ustalić, czy faktura została przyjęta, czy wystąpił problem wymagający reakcji. W praktyce znaczenie mają też uprawnienia użytkowników i sposób uwierzytelniania, ponieważ nie każda osoba pracująca z dokumentami powinna mieć tożsamy zakres dostępu. Przy projektowaniu rozwiązania trzeba zatem brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie wygodę pracy, ale także istniejące zasady kontroli dokumentów i odpowiedzialność poszczególnych osób.
Istotnym elementem jest także obsługa faktur przychodzących. Dane pobierane z KSeF mogą być następnie wykorzystywane w systemie księgowym lub innym narzędziu, niemniej jednak sposób ich dalszego przetwarzania zależy od przyjętej organizacji pracy. W niektórych firmach dokument po pobraniu trafia najpierw do weryfikacji, w innych może być kierowany bezpośrednio do określonego procesu księgowego. Różnice ukazują się też przy fakturach korygujących, zakupach dokonywanych przez sporo działów czy dokumentach wymagających przypisania do konkretnego projektu. Dlatego integracja KSeF powinna uwzględniać rzeczywisty wymianę informacji, a nie tylko i wyłącznie samą przepływ plików. O ile system nie przekazuje użytkownikowi przejrzystych komunikatów o błędach lub statusach, część pracy i tak pozostaje wykonywana ręcznie. Z kolei zbyt szeroka automatyzacja może prowadzić do sytuacji, w której błędne dane zostaną przekazane dalej bez odpowiedniej kontroli.
Przed wdrożeniem warto przemyśleć obecny sposób wystawiania i odbierania faktur oraz wskazać czynności, które mają zostać zautomatyzowane. Znaczenie moraz przygotowanie procedur na sytuacje nietypowe, ponieważ codzienna obsługa dokumentów nie zawsze przebiega według jednego schematu. Trzeba uwzględnić między innymi kłopoty z komunikacją systemów, odrzucenie dokumentu, ponowienie wysyłki czy konieczność ręcznej korekty danych. Przydatne jest też wcześniejsze sprawdzenie, czy używane oprogramowanie obsługuje wymagane formaty i mechanizmy komunikacji a także czy jego konfiguracja odpowiada przyjętemu sposobowi pracy. W rezultacie techniczny zakres integracji powinien wynikać z procesów, które de facto występują w danej organizacji. Dzięki temu łatwiej określić, które działania mogą zostać zrobione automatycznie, a które nadal powinny pozostać pod kontrolą pracownika.
Dodatkowe informacje: KSeF integracja.