Dokumentacja w organizacji na prawdę często powstaje w różnych miejscach i na różnorakich etapach realizacji obowiązków. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach lub teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z w pewnych przypadkach taki podział utrudnia uwarunkowanie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.
Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów oraz określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto prócz tego unikać tworzenia zbyt wielu dziedzinie, ponieważ użytkownicy mogą mieć trudności z wyborem właściwej. Bardzo ważna jest też spójność nazewnictwa. O ile jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna stosuje numer sprawy albo skrót działu, późniejsze wyszukiwanie staje się mniej przewidywalne. Uwarunkowanie wspólnych reguł pozwala ograniczyć takie rozbieżności, ale wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.
W codziennej organizacji pracy kontrolowanie dokumentami i archiwizacja wiążą się też z kontrolą terminów oraz odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z najlepszym rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. O ile te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość albo pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje jednakże problemów organizacyjnych. Najpierw powinno się ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co należy zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W innym razie cyfrowy wymianę może odtwarzać te same opóźnienia, które wcześniej występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma także określenie, czy pracownicy mogą poświęcając własny czas zmieniać przypisane kategorie, usuwać pliki lub przekazywać je poza organizację.
Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko skanowanie, ale także ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki lub kilka sztuk tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie za każdym razem można zaraz usunąć duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą posiadać znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać wyszukiwanie według dat, numerów, nazw lub innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest też rozpoznawanie tekstu ze skanów, jednak skuteczność tej funkcji zależy w głównej mierze od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami albo słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto zatem określić, które materiały będą moderowane starannie i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się poprawnie odczytać.
Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają również oczekiwania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia powinno się dopasować do zakresu zadań oraz działu dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych rozpiski, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji majątkowych. Trzeba także ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika lub upływie okresu archiwizacji. W praktyce ważne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Trzeba uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję jedynie na dacie zaprojektowania pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie oznacza, że można je odzyskać w każdym momencie. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość budowy kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z działu dokumentacji oraz konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.
Sprawdź również informacje na stronie: program do zarządzania dokumentami.