W codziennej pracy z dokumentami bardzo duże znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sposób ich budowy, niemniej jednak również późniejsze przechowywanie, szukanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że niezbędny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę albo trafi do kilku folderów jednocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie łatwych zadań.
Program do zarządzania dokumentami daje możliwość uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich kategorii a także stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Istotne jest co więcej dostosowanie struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Inaczej przeprowadza się dokumenty związane z obsługą klientów, a przeciwnie umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt złożony podział może utrudniać odnalezienie informacji, natomiast zbyt ogólny powoduje, że użytkownik musi przeglądać sporo niepowiązanych plików.
W praktyce kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny tworzyć spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu albo przechowywania przez konkretny czas. Ważne jest postanowienie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad nawet bardzo dobrze uporządkowane repozytorium z czasami staje się skomplikowane w obsłudze. Problemem bywają także różne wersje tego samego dokumentu. Jeśli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do wykorzystania nieaktualnych danych lub pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania przeróbek oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie zwłaszcza tam, gdzie treść plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne lub realizację zobowiązań.
Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie samego skanowania, lecz także jakości plików i sposobów ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony lub nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, zwłaszcza w przypadku dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ pozwala szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może również obsługiwać metadane, takie jak data wykonania, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich prawidłowość ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. O ile opisy są niepełne albo niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna w trakcie filtrowania. Powinno się także pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania możliwości odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.
Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów powinno się uwzględnić oczekiwania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji oraz okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Oczywiście nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu obowiązującej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie oznacza w sposób automatyczny, że spełniono wszystkie obowiązki powiązane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych oraz sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe istotne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków. Znaczenie ma także przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików albo odejścia pracownika odpowiedzialnego za konkretny obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane również po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.
Sprawdź tutaj: program do zarządzania dokumentami.