W codziennej pracy z dokumentami duże znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sposób ich tworzenia, ale też późniejsze przechowywanie, szukanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że potrzebny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę albo trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie prostych obowiązków.
Program do zarządzania dokumentami pozwala uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich kategorii oraz stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Istotne jest przy tym dostosowanie struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Zupełnie inaczej organizuje się dokumenty związane z obsługą klientów, a zupełnie inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt złożony podział może utrudniać odnalezienie informacji, natomiast zbyt ogólny powoduje, że użytkownik musi przeglądać sporo niepowiązanych plików.
W praktyce zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany albo tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu lub przechowywania przez określony czas. Istotne jest postanowienie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad nawet dobrze uporządkowane repozytorium z zdarza się, że staje się skomplikowane w obsłudze. Problemem bywają również różne wersje tego samego dokumentu. Jeżeli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do wykorzystania nieaktualnych danych albo pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania przemian a także zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie szczególnie tam, gdzie tekst plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne lub realizację zobowiązań.
Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz też jakości plików i możliwości ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony albo nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, zwłaszcza w przypadku dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ daje możliwość wyszukiwanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może także obsługiwać metadane, takie jak data utworzenia, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich poprawność ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. O ile opisy są niepełne lub niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna podczas filtrowania. Należy również pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania sposobności odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.
Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów trzeba uwzględnić wymagania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji oraz okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Oczywiście nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu bieżącej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie oznacza automatycznie, że spełniono wszystkie obowiązki powiązane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych a także sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W sytuacji dokumentacji zawierającej dane osobowe ważne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków. Znaczenie ma również przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za konkretny obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane też po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.
Więcej informacji: program do zarządzania dokumentami.