Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych w trakcie prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie za każdym razem jest widoczne w chwili zaprojektowania pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się wymaganie sprawdzenia detali umowy, odszukania załącznika albo ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.
Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko bieżące potrzeby, ale też sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy podejmowaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które naprawdę należą do jednej sprawy. Przykładowo, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, ale każda z nich posiadać inny termin obowiązywania, zakres i historię zmian. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie za każdym razem wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Istotne jest również regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie nawet wówczas, gdy sam plik został zachowany.
Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji wśród osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w właściwym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. Jeżeli wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, proste zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak kontroli przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do użycia niekompletnych albo nieaktualnych danych. Administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują także ustalenie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje albo wycofany z dalszego obiegu. Każda z tych sytuacji powinna być stosownie oznaczona, ażeby użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest również zachowanie informacji o powodach wprowadzenia zmian. Sama data przemian nie wyjaśnia, dlaczego zmieniono treść i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie w trakcie późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.
Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku należy rozpatrzyć nie tylko miejsce zapisu, lecz również sposobność odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, dziedzinie, numerów spraw a także innych opisów, niemniej jednak nie zastępuje sprawdzeniu jakości zachomikowanych materiałów. Podczas przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego treścią lub kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię powinno się samoczynnie usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację lub zgodę odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru trzeba określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu oraz zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić wyszukiwanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W przypadku materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia lub zniekształcenia danych.
Na organizację archiwum wpływają również zmiany przepisów, struktury organizacyjnej a także używanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różnorakie okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących zaleceń. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania a także warunki usuwania materiałów. Nie powinno się przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem lub zamknięcie projektu w sposób automatyczny znaczy sposobność zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może wciąż podlegać obowiązkowi zachowania albo być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Jednocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi zadań użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Istotne jest też postępowanie w sytuacji zmiany stanowiska lub odejścia osoby, która uprzednio odpowiadała za dane materiały. Odrębnej kontroli wymagają kopie zapasowe i możliwość odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu trzeba ponadto sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani bardzo poważnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie jedynie jednorazowy odcinek jej uporządkowania.
Źródło: kontrola czasu pracy pracownika.