Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z perspektywy ich późniejszego użytkowania, a nie tylko samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy na prawdę bardzo często wynikają z z pozoru drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie lub zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wtedy, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko teraźniejsze wyposażenie, niemniej jednak także sposób korzystania z obiektu. Inaczej planuje się układ dla przestrzeni, w której znakomita większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a całkiem inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma też przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa w późniejszym czasie na możliwość utworzenia pomiarów, zmian, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest na prawdę często niedoceniana, zwłaszcza gdy podczas projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na w pełni puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać przeciwnie. Należy również brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, jeśli później zabraknie miejsca na wygodne doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia bardzo szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymagprzy tym uwzględnienia sposobu przepływu informacji wśród urządzeniami. W współzależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, testom dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Właściwie każdy z owych systemów może posiadać inne oczekiwania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi nierzadko do problemów w trakcie wykonania. Istotne jest też oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze relatywnie łatwo odtworzyć jej układ, niemniej jednak przy rozbudowanym obiekcie bez adekwatnej dokumentacji szybko pojawia się trudność z uwarunkowaniem, który przewód odpowiada za dokładnie sprecyzowane urządzenie. W efekcie dosłownie prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie jedynie pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone podczas tworzenia są kolejnym elementem, którego nie warto pomijać. Podczas realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a faktycznym układem ścian, stropów albo innych instalacji. Nierzadko zmiana wynika też z decyzji dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma duże znaczenie dla całego układu, niemniej jednak każda powinna być oceniona pod względem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać przekształcenie długości przewodu, przebiegu trasy lub miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przekształceń pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych należy rozpatrywać jako proces związany także z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wówczas, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia lub wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Zobacz również: projektant systemów ppoż.