Sporo informacji przekazywanych podczas rozmów ma znaczenie głównie w chwili, gdy padają konkretne słowa. Prędzej czy później pamięć uczestników może być niepełna, a ponowne odsłuchiwanie długiego pliku na prawdę bardzo często utrudnia szybkie odnalezienie potrzebnego fragmentu. Z tego powodu przygotowywana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści wypowiadanej w materiale audio albo wideo do formy pisemnej.
W współzależności od rodzaju nagrania zapis może dotyczyć jednej osoby lub wieloosobowej rozmowy, a trudność pracy zmienia się wraz z jakością dźwięku. Inaczej wygląda materiał z wyraźną wymową i jednym rozmówcą, a zupełnie inaczej spotkanie, w trakcie którego głosy nakładają się na siebie. Znaczenie mają również pauzy, urwane zdania, powtórzenia i fragmenty wypowiadane niewyraźnie (zobacz: transkrypcje cennik). W takich sytuacjach nie należy samoczynnie zastępować niezrozumiałych słów własną interpretacją, ponieważ wręcz niewielka zmiana może wpłynąć na sens całej wypowiedzi.
Szczególnego znaczenia nabiera zapis materiału, który ma zostać zastosowany w sprawie formalnej. Transkrypcja do sądu powinna być przygotowywana z uwzględnieniem charakteru nagrania a także celu, któremu ma służyć dokument. Ważne może być dokładne wskazanie rozmówców, zachowanie kolejności wypowiedzi a także możliwość odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Przy dłuższych nagraniach pomocne są oznaczenia czasu, ponieważ pozwalają sprawdzić, z jakiego fragmentu pochodzi dana część zapisu. Nie za każdym razem właściwe jest też poprawianie języka osób mówiących. Wypowiedzi ustne różnią się od tekstu pisanego, dlatego występują w nich błędy, powtórzenia czy zdania rozpoczęte i niedokończone. Ich nadmierne wygładzanie może spowodować, że dokument przestanie wiernie przedstawiać przebieg rozmowy. Sposób opracowania powinien więc wynikać z tego, czego wymaga dokładnie określone zastosowanie materiału.
W praktyce bardzo dużo czasu może zająć nie samo wpisywanie słów, lecz rozstrzyganie miejsc problematycznych. Wartościowy stenogram nie powinien opierać się na zgadywaniu, gdy nagranie nie umożliwia dobitnie ustalić wypowiedzi. Szum uliczny, odgłosy urządzeń, rozmowy prowadzone w tle czy duża odległość od mikrofonu umieją sprawić, że pojedyncze słowo staje się trudne do rozpoznania. Jeszcze większym wyzwaniem są sytuacje, w których rozmówcy mówią równocześnie. Wówczas niezbędne może być wielokrotne odsłuchanie krótkiego fragmentu i porównanie go z kontekstem całej rozmowy. Kontekst pomaga zrozumieć wypowiedź, niemniej jednak nie powinien być traktowany jako podstawa do dopisywania treści, której faktycznie nie słychać. W dokumentach o charakterze formalnym w szczególności istotne jest rozdzielenie tego, co wynika wprost z nagrania, od tego, co mogłoby być tylko domysłem osoby wykonującej zapis.
Znaczenie ma też sposób przygotowania materiału przed rozpoczęciem pracy. Oryginalne nagranie powinno pozostać dostępne, ponieważ zapis tekstowy nie zastępuje źródła i ewentualnie może wymagać porównania z konkretnym fragmentem audio albo wideo. Przydatne okazuje się też zachowanie jednolitego sposobu oznaczania osób, czasu oraz fragmentów, których nie można gruntownie odczytać. W przypadku kilku godzin materiału warto zwracać uwagę na ciągłość zapisu, ponieważ zmiana oznaczenia jednego rozmówcy może później utrudnić interpretację całego dokumentu. Bardzo ważna jest również jakość samego pliku. Kompresja, bardzo cichy dźwięk lub nagranie wykonane z wielkiej odległości mogą ograniczać dokładność zapisu niezależnie od sposobu jego opracowania. Dlatego przy ocenie gotowego dokumentu należy brać pod uwagę nie tylko formę tekstu, lecz również sposobów i ograniczenia materiału, z którego został on sporządzony.
Dodatkowe informacje: stenogram.