Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu najmniejszych elementów, których nie widać podczas krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, bardzo duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia oraz przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się zatem jedynie do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Przeciwnie planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a zupełnie inaczej dla większego przyjęcia, w trakcie którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego w trakcie planowania świetnie pozostawić odpowiednio szerokie przejścia. Znaczenie ma także rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób wykorzystania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych pośród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, jednakże taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto wcześniej ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. Podczas oglądania miejsca dobrze sprawdzić też nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto lub nierówna droga mogą posiadać znaczenie dla osób w podeszłym wieku, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy kluczową uwagę przyciąga wygląd sali. Jeżeli już planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto także przemyśleć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa także temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, zwłaszcza gdy ma spore przeszklenia, natomiast wieczorem sytuacja może się zmodyfikować. Dlatego w trakcie wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i podmiany powietrza. Nie trzeba również pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana całkiem inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, niemniej jednak też ustawienie głośników, stołów i parkietu. W trakcie przygotowań świetnie zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz możliwość poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle pojawiają się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie daje możliwość uniknąć przeróbek w ostatniej chwili.
Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi tylko część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany też pod względem miejsca do przechowywania produktów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. Jeśli catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma sposobność na prawdę wygodnego rozładunku a także odległość między zapleczem a salą. Tak samo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto uprzednio ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można poświęcić na montaż a także późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z punktu widzenia organizacji ważne jest więc nie tylko i wyłącznie to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, niemniej jednak również jak funkcjonuje wówczas, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Zobacz więcej: sala na wesele Mazowsze.